همه چیز درباره گواهی عدم حضور در دفترخانه: راهنمای کامل
گواهی عدم حضور چیست؟
گواهی عدم حضور یک مدرک رسمی است که توسط دفاتر اسناد رسمی صادر میشود و نشان میدهد که یکی از طرفین قرارداد در زمان و مکان تعیین شده برای انجام یک معامله یا قرارداد، حاضر نشده است. این گواهی معمولاً در مواردی مورد استفاده قرار میگیرد که یکی از طرفین به تعهدات خود عمل نمیکند و طرف دیگر میخواهد این عدم حضور را به صورت رسمی ثبت کند تا بتواند از آن در مراحل بعدی استفاده قانونی کند.
به عنوان مثال، در قراردادهای خرید و فروش ملک، اگر خریدار یا فروشنده در زمان مقرر در دفترخانه حاضر نشود، طرف مقابل میتواند با مراجعه به دفترخانه درخواست صدور گواهی عدم حضور کند. این گواهی میتواند در مراحل قانونی بعدی مثل طرح دعوی در دادگاه به عنوان مدرک استفاده شود.
شرایط خاص صدور گواهی عدم حضور
صدور گواهی عدم حضور در دفترخانه دارای شرایط خاصی است که باید رعایت شود. این شرایط به منظور اطمینان از صحت و قانونی بودن فرآیند و همچنین حفظ حقوق طرفین قرارداد وضع شدهاند. در زیر به برخی از مهمترین شرایط خاص صدور گواهی عدم حضور اشاره میشود:
1. حضور یکی از طرفین در دفترخانه
یکی از طرفین معامله (معمولاً خریدار یا فروشنده) باید در زمان و مکان تعیین شده در دفترخانه حاضر شود و حضور خود را به دفترخانه اعلام کند.
2. مستندات کامل
طرف حاضر باید تمامی مدارک و مستندات لازم برای معامله را به همراه داشته باشد. این مدارک شامل قرارداد اولیه، مدارک شناسایی، مدارک مالی (مثل چکها یا رسیدهای بانکی)، و سایر مستندات مربوط به ملک یا موضوع معامله است.
3. اعلام کتبی عدم حضور
طرف حاضر باید درخواست صدور گواهی عدم حضور را به صورت کتبی به دفترخانه ارائه دهد. این درخواست باید شامل توضیحات کامل در مورد معامله و دلایل عدم حضور طرف مقابل باشد.
4. مدارک ابلاغ اخطارها
اگر اخطاریه یا اعلانی به طرف غایب ارسال شده باشد، کپی این مدارک نیز باید به دفترخانه ارائه شود. این مدارک میتوانند شامل نامههای ارسالی، پیامکها، یا ایمیلهای ارسالی به طرف مقابل باشند.
5. حضور در زمان مقرر
طرف حاضر باید در زمان مقرر در دفترخانه حضور یابد و تأخیر در حضور ممکن است منجر به عدم صدور گواهی شود. دفترخانه موظف است در ساعت مقرر حضور طرفین را ثبت کند.
6. ثبت رسمی حضور
دفترخانه موظف است حضور طرف حاضر را در دفتر ثبت رسمی خود ثبت کند و این ثبت شامل تاریخ و ساعت حضور میباشد.
7. پرداخت هزینههای دفترخانه
هزینههای مربوط به صدور گواهی عدم حضور باید توسط طرف درخواستکننده پرداخت شود. این هزینهها معمولاً شامل هزینههای اداری و ثبت میباشد.
8. بررسی صحت مدارک
سردفتر دفترخانه موظف است تمامی مدارک و مستندات ارائه شده را بررسی کرده و از صحت و کامل بودن آنها اطمینان حاصل کند.
9. تنظیم گواهی عدم حضور
پس از بررسی و تأیید مدارک، سردفتر دفترخانه اقدام به تنظیم گواهی عدم حضور میکند. این گواهی باید شامل اطلاعات زیر باشد:
- نام و مشخصات طرفین
- تاریخ و ساعت مقرر برای حضور
- تاریخ و ساعت حضور طرف مقابل
- ذکر عدم حضور یکی از طرفین
10. امضاء و مهر گواهی
گواهی عدم حضور باید توسط سردفتر دفترخانه امضاء و مهر شود تا اعتبار قانونی داشته باشد.
11. تسلیم گواهی به طرف حاضر
یک نسخه از گواهی عدم حضور به طرف حاضر تحویل داده میشود. این گواهی میتواند به عنوان مدرک در مراجع قانونی مورد استفاده قرار گیرد.
12. ثبت در دفترخانه
یک نسخه از گواهی عدم حضور در دفترخانه بایگانی و ثبت میشود تا در صورت نیاز به آن مراجعه شود.
نتیجهگیری
رعایت این شرایط خاص به منظور صدور گواهی عدم حضور ضروری است و تضمینکننده صحت و قانونی بودن فرآیند است. طرفین باید از قبل تمامی مدارک و مستندات لازم را آماده کرده و در زمان مقرر در دفترخانه حاضر شوند تا مشکلات احتمالی جلوگیری شود.
نمونه متن حقوقی گواهی عدم حضور در دفترخانه
شماره: [شماره گواهی]
تاریخ: [تاریخ صدور گواهی]
به نام خدا
اینجانب [نام سردفتر]، سردفتر دفترخانه اسناد رسمی شماره [شماره دفترخانه]، با توجه به درخواست آقای/خانم [……………..]، فرزند [نام پدر]، به شماره ملی [……..]، در خصوص معامله منعقده فیمابین ایشان و آقای/خانم [………..]، فرزند [………]، به شماره ملی […………]، به موجب مبایعهنامه شماره […………] مورخ […………]، موضوع [………..] واقع در […………………………..]، بدینوسیله اعلام میدارم:
با توجه به مقرر شدن تاریخ […………] ساعت [………..] در دفترخانه شماره [………..] جهت انجام تشریفات نهایی معامله و انتقال سند، آقای/خانم [………….] در موعد مقرر در این دفترخانه حضور یافتند، لیکن آقای/خانم […………..] تا ساعت [……………] در دفترخانه حاضر نشدند و از حضور ایشان خودداری نمودند.
این گواهی به درخواست آقای/خانم [……………..] و به منظور استفاده در مراجع ذیصلاح قضایی و اداری صادر و تسلیم گردید.
با احترام، [نام و نام خانوادگی سردفتر] سردفتر دفترخانه اسناد رسمی شماره [………..]
[امضاء و مهر دفترخانه]
مدارک مورد نیاز برای درخواست گواهی عدم حضور توسط فروشنده
برای درخواست گواهی عدم حضور توسط خریدار، مدارک و مستندات زیر لازم است:
1. قرارداد اولیه
- مبایعهنامه یا قرارداد خرید و فروش: این مدرک باید شامل تمامی جزئیات معامله از جمله تاریخ، ساعت و مکان ملاقات باشد.
2. مدارک شناسایی
- شناسنامه و کارت ملی فروشنده: برای احراز هویت.
3. مدارک ملک
- سند مالکیت ملک: نشاندهنده این است که فروشنده واقعاً مالک ملک است.
- استعلامهای لازم: مانند استعلامهای مالیاتی، شهرداری، و سایر موارد مرتبط با ملک که در قرارداد ذکر شده است.
4. مدارک و مستندات مرتبط با حضور
- نامه یا درخواست کتبی: درخواستی که نشان میدهد فروشنده در زمان و مکان مقرر حاضر شده است و خریدار حضور نداشته است.
5. مدارک مرتبط با اخطارها
- نامههای ارسالی به خریدار: اگر اخطاریه یا اعلانی به خریدار ارسال شده باشد، کپی این مدارک نیز باید ارائه شود.
6. رسید هزینهها
- رسید پرداخت هزینههای دفترخانه: هزینه صدور گواهی عدم حضور توسط دفترخانه باید پرداخت شود و رسید آن ارائه گردد.
مدارک مورد نیاز برای درخواست گواهی عدم حضور توسط خریدار
برای درخواست گواهی عدم حضور، خریدار نیاز به ارائه مدارک زیر دارد:
- قولنامه رسمی یا عادی
– این مبایعه نامه توسط طرفین معامله امضا شده و جزء اسناد اساسی است.
- اصل کارت ملی و شناسنامه
– جهت اثبات هویت خریدار و تضمین صحت اطلاعات ارائه شده.
- دریافت چک از یک بانک معتبر با توجه به مبلغ باقی مانده از خرید
– خریدار باید ثمن معامله یا مبلغ متناسب با باقی مانده قیمت خرید، که در قولنامه مشخص شده است را تهیه و ارائه کند. این اقدام نشان دهنده آمادگی مالی خریدار برای انجام تعهدات مالی معامله است.
نتیجهگیری
صدور گواهی عدم حضور میتواند به طرفین کمک کند تا در صورت بروز اختلافات و عدم تعهدات قراردادی، از این سند به عنوان مدرک قانونی استفاده کنند. رعایت دقیق شرایط و مستندات مربوطه، تضمینکننده صحت و قانونی بودن این فرآیند است.
سخن پایانی
با درک صحیح از مراحل و شرایط صدور گواهی عدم حضور، طرفین معامله میتوانند حقوق خود را بهتر محافظت کنند و در صورت بروز مشکلات، از مسیرهای قانونی به درستی استفاده نمایند. این آگاهی و آمادگی به کاهش تنشها و جلوگیری از مشکلات قانونی کمک شایانی میکند.
یک نظر
نظر نمیدم